Definiciones. De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se entiende por:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenecía a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Responsable del Tratamiento. El Responsable del Tratamiento de los datos personales es AudiSoft Consulting SAS. Los datos de contacto son los siguientes: Dirección: Calle 51 # 9-69 Oficina 302, Bogotá, Colombia. Teléfono: 2487096 Correo electrónico: comunicaciones@audisoft.com.
Encargado del Tratamiento El Encargado del Tratamiento de los datos personales es AudiSoft Consulting SAS Los datos de contacto son los siguientes: Dirección: Calle 51 # 9-69 Oficina 302, Bogotá, Colombia. Teléfono: 2487096 Correo electrónico: comunicaciones@audisoft.com.
Datos Personales Recolectados. Los datos personales que serán recolectados e incluidos en la base de datos se limitarán a los datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual serán recolectados, y son los siguientes:
- Tipo, número y fecha de documentos de identificación.
- Nombres.
- Apellidos.
- Fecha de nacimiento
- Lugar de nacimiento.
- Tipo sanguíneo.
- Estatura.
- Sexo.
- Números telefónicos.
- Direcciones.
- Coordenadas geográficas.
- Correos electrónicos.
- Experiencia laboral.
- Estudios realizados.
- Referencias personales.
- Referencias familiares.
- Exámenes médicos.
- Huellas digitales.
- Fotografías.
- Cuentas bancarias.
- Estados financieros.
Finalidad de la Recolección de los Datos Personales. Los datos personales relacionados en el artículo anterior serán utilizados de manera directa, entre otras, y de manera meramente enunciativa para las siguientes finalidades directas e indirectas relacionadas con el objeto y propósitos de AudiSoft Consulting SAS:
- Procesos de reclutamiento y selección de personal.
- Procesos de contratación de personal.
- Gestión de personal.
- Gestión de proveedores.
- Gestión de clientes y prospectos.
- Prevención del lavado de activos y financiación al terrorismo.
- Estudio de créditos.
- Cursos y capacitación.
- Para todos los fines necesarios para la ejecución y desarrollo del objeto social de AudiSoft Consulting SAS.
Deberes del Responsable del Tratamiento. AudiSoft Consulting SAS en su calidad de Responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Derechos de los Titulares. El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AudiSoft Consulting SAS o las demás compañías encargadas del tratamiento de sus datos personales, que se señalen en esta política. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a AudiSoft Consulting SAS, salvo cuando se trate de datos personales respecto de los cuales la Ley 1581 de 2012 expresamente exceptúe la autorización como requisito para el Tratamiento.
- Ser informado por AudiSoft Consulting SAS previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Legitimación para el ejercicio de los derechos de los Titulares. Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:
- Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad.
- Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
- Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Por estipulación a favor de otro o para otro.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Autorización. Para la recolección y el tratamiento de los datos personales, se requerirá la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual constará por escrito. En la solicitud de autorización se informará sobre los datos que serán recolectados y su finalidad, así como los derechos que le asisten al Titular y la información de contacto de AudiSoft Consulting SAS. Esta autorización estará disponible para consulta posterior por parte del Titular.
Casos en que no se requiere autorización. De conformidad con la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Consultas. El Titular podrá consultar la información que sobre él repose en las bases de datos y el uso que se le ha dado a sus datos personales. También podrá solicitar prueba de la autorización otorgada a AudiSoft Consulting SAS, para el tratamiento de sus datos personales. Para la atención de las consultas descritas se ha dispuesto como responsable a Jorge Eliécer Arbeláez Rubio, y se han habilitado los siguientes medios:
- Correo electrónico: comunicaciones@audisoft.com.
- Comunicación escrita dirigida o radicada en: Calle 51 # 9-69 Oficina 302, Bogotá, Colombia.
- Teléfono: 2487096 de Bogotá, Colombia.
El Titular deberá indicar su nombre completo y su número de identificación, así como la dirección física o correo electrónico en que recibirá la respuesta a su consulta. Todas las consultas serán atendidas en un término no superior a diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Si no fuere posible atender la consulta dentro del término indicado, se informará al interesado el motivo de la demora, señalando además la fecha en que se dará respuesta a su consulta. De cualquier manera, la nueva fecha no será superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial de diez (10) días.
Reclamos. El Titular que considere que la información que sobre él repose en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que desee revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos podrá presentar un reclamo ante AudiSoft Consulting SAS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a AudiSoft Consulting SAS, y deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de envío de la respuesta, y documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para AudiSoft Consulting SAS +57 (1) 2487096 Calle 51 # 9-69 Oficina 302 NIT: 900.931.991-3 Móvil: + 57 (317) 656 9473 Bogotá, D. C. – Colombia atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial de quince (15) días.
Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. El Titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante AudiSoft Consulting SAS.
Cambios a esta política. AudiSoft Consulting SAS se reserva la facultad de modificar en cualquier momento la presente Política. Cuando se realicen modificaciones sustanciales a esta Política, se comunicará este hecho a los titulares de la informació mediante el envío de un aviso al correo electrónico que hayan registrado, antes de o a más tardar al momento de implementarlos, informándoles que podrán consultar la nueva Política en el portal de AudiSoft Consulting SAS. En dicho aviso se indicará la fecha a partir de la cual regirá la nueva Política. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del tratamiento, se solicitará de los titulares una nueva autorización para aplicar las mismas.
Vigencia. La presente Política entrará en vigencia a partir de 20 de octubre del 2016.
Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. El Titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante AudiSoft Consulting SAS.
Jorge Arbeláez
Representante Legal
AudiSoft Consulting SAS